Mit Riesen Schritten in den Content-Management Markt

Mit der Einführung des Microsoft Office SharePoint Servers 2007 und dem Release der Version 2010, hat nun auch Microsoft, als eines der führenden IT Unternehmen, den endgültigen Schritt in den Content-Management Markt getan.

Die Stärken des Systems liegen dabei ohne Zweifel im Aufbau eines firmeninternen Intranets, denn hierbei gelten andere Anforderungen an ein CMS als bei einer Internet-Präsenz, die vorrangig Image- oder Absatzziele verfolgt.

Wo genau der SharePoint Server (vormals MOSS) bzw. die SharePoint Fondations (vormals SharePoint Services 3.0) einzuordnen sind bzw. welchen Anforderungen sie gerecht werden, soll im Folgenden am Beispiel des Aufbaus eines Firmenintranets darstellen werden.

Die Stärken liegen vor allem beim Aufbau von Intranet Lösungen

Bei der Entwicklung eines Intranets gilt es vorrangig die unternehmenseigenen Informationsflüsse besser zu kanalisieren und effizienter zu organisieren. Hierzu gehört es unter anderem Dokumente schnell zur Verfügung zu stellen und es zu ermöglichen sie schnell zu finden. Wichtig ist ein einheitliches und durchgängiges Versions-Management, das es erlaubt Inhalts Veränderungen bzw. Weiterentwicklungen von Unterlagen nachvollziehbar zu machen und  es ermöglicht Veränderungen auch wieder rückgängig machen zu können. Weiter spielt die Vermeidung von Redundanzen und die einheitliche Datenhaltung sowie die Möglichkeit für hierarchische Zugriffe eine entscheidende Rolle für die Wahl des Systems beim Aufbau des Intranets.

Eine weitere wichtige Voraussetzung bei der Publizierung im Intranet und damit eine wichtige Voraussetzung für die Akzeptanz und die firmenübergreifende Nutzung eines Intranets, ist die gemeinsame Erstellung der Inhalte in allen Abteilungen der Firma und die Vermeidung von Engstellen die dazu führen, dass z.B. Inhalte nur von einer Abteilung oder von einigen wenigen Personen erstellt werden.

Dies bedeutet allerdings, dass eine dezentrale Publizierung umgesetzt werden muss, die wiederum entsprechende Freigabe- und Qualitätsprüfungs-Verfahren benötigt. Für die gesamte dezentrale Publizierung gilt, dass der Anwender so einfach wie nur irgend möglich, lesend, schreibend, prüfend oder freigebend, zugreifen können muss.

Auch und vor allem ein möglichst geringer Schulungsaufwand ist in diesem Zusammenhang als Auswahlkriterium für ein CMS immer unter den wichtigsten Punkten zu finden, was viele Studien belegen.

Welche Funktionen bei einem Intranet sind wichtig?

Die Bedeutung eines CMS bei der Aufgabe, ein Intranet aufzubauen, steigt. Aber wie viele der Funktionen, die ein CMS vorhält, sind wirklich für ein Intranet und seine Anwender interessant bzw. wichtig?

Bei der Implementierung eines Browser basierenden Informationssystems, als neue Informationsplattform des Unternehmens sind vor allem schnelle Ergebnisse ein wichtiges Erfolgskriterium. Diesen steht jedoch die Anforderung einer guten Planung gegenüber die im Vorfeld des Projektes unbedingt erfolgen muss.

Optimale Integration

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die gute Integrationsfähigkeit des Systems. Es sollte sich möglichst optimal in die vorhandene DV-Landschaft einfügen lassen. Hier gilt es bereits in einem frühen Planungsstadium zum einen die so genannten "Front End-Applikationen", also die Anbindung an die im Unternehmen verwendeten Anwendungen z.B. die Office Suite zu beachten, zum Anderen aber auch die "Back-End-Integrationen" zu beleuchten, um sich hier keine Türen zuzuschlagen.

Gerade vor dem Hintergrund der Verwendung von MS Office in nahezu allen Bereichen und Branchen ist das Content-Management System aus dem Hause Microsoft sicher einen "genauen Hingucker" wert. Denn es gewährleistet die Anbindung an MS Office sicherlich wie kein anderes System.

Weiter bietet der Microsoft Office SharePoint Server für die Umsetzung von Intranets aufgrund vielfach vorhandener "Out of the Box" Funktionalitäten schnell umsetzbare Optimierungsmöglichkeiten. So lassen sich erste Versionen eines Intranetportals je nach Unternehmensgröße und involvierten Fachabteilungen bereits nach wenigen Tagen ermöglichen.

Wo ist SharePoint positioniert?

Microsoft bezeichnet den SharePoint als "Departmental Collaboration Server". Er unterstützt die Anwender von kleinen bis mittelständischen Unternehmen sowie einzelner Niederlassungen bei der Suche nach Informationen unabhängig davon, auf welchem Medium die Informationen vorliegen.

So kann man mit dem SharePoint unternehmensinterne Informationen aus beliebigen Shares, Dateiordnern, Intranetseiten, externen Internetangeboten, E-Mails und Informationen aus öffentlichen Ordnern des Exchange Servers sowie des Lotus Notes Servers in einen globalen Suchindex aufnehmen. Mit einer einzigen Suchanfrage wird zentral auf diese Informationsquellen zugegriffen. Für die Bereitstellung von Informationen verfügt der SharePoint über Dokumentenmanagement Funktionalitäten.

Optimale Interaktion mit den Office Produkten

Dies bedeutet jedoch keineswegs, dass der SharePoint in die Kategorie der Dokumentenmanagement Systeme einzuordnen ist. Diese DMS-Funktionalität ist eine im Standardlieferumfang enthaltene Ergänzung zum Portal. Was hierbei besonders herausragt, ist die Integration in die MS Office Palette.

Mitarbeiter müssen für das Erstellen und Editieren von Informationen keine neuen Applikationen verwenden, sondern können wie gewohnt mit den bereits bekannten Programmen, wie z.B. Word oder Excel, arbeiten. Nur der Umgang mit dem neuen Web Storage System ist auf den ersten Blick gewöhnungsbedürftig und erfordert einen geringen Schulungsaufwand. Die Integration der MS Office Produkte in das Dokumentenmanagement setzt voraus, dass Office 2003 oder Office 2007 im Einsatz sind.

Der SharePoint in der Praxis

In der Praxis könnte der Einsatz des SharePoint folgende Situation optimieren. Die Marketingabteilung eines Unternehmens erstellt und bearbeitet täglich eine Vielzahl von Dokumenten, sowohl unter Verwendung von internen als auch externer Informationen. Diese Dokumente unterliegen einem recht hohen Änderungsgrad, der wiederum über unterschiedliche Freigaberegeln definiert ist.

Dies bedingt wiederum, dass die Weitergabe dieser Dokumente sowohl zur Diskussion und Freigabe als auch zur Information per E-Mail erfolgt. Der rege Mailverkehr hat zur Folge, dass die Dokumente in unterschiedlichen Speicherquellen redundant vorliegen und keine nachvollziehbare Versionskontrolle möglich ist. Ebenso ist es für weitere Abteilungen, die ein berechtigtes Interesse an der Neuerstellung oder Überarbeitung bestimmter Dokumente haben, nur schwer möglich, diese Informationen im Filesystem ausfindig zu machen.

Genau an dieser Stelle hilft der SharePoint, Informationen liegen nicht mehr auf dem Desktop des Mitarbeiters und auch nicht mehr in den Tiefen eines Fileservers sonder befinden sich zentral auf einer Browser basierten Informationsplattform im Unternehmen.