Walter Hagenmayer, Geschäftsführer der fh-konzept GmbH zum Thema Online Eventmanagement auf Basis von Typo3

Herr Hagenmayer, was genau muss man sich unter einem Online Eventmanager vorstellen?

Der Eventmanager ist ein Web basiertes Werkzeug mit dem sich Veranstaltungen und Teilnehmer verwalten lassen. Technisch handelt es sich um ein Erweiterungsmodul für das weit verbreitete Content-Management-System Typo3.

Wie funktioniert der Eventmanager?

Grundsätzlich wird erst einmal zwischen Redakteur, Administrator und Teilnehmer unterschieden.

Der Redakteur hat die Möglichkeit, über einen geschützten Zugangsbereich auf der Website Veranstaltungen zu veröffentlichen. Hierbei stehen ihm verschiedene Parameter wie z.B. Beschreibung der Veranstaltung, Termin, Ort, Anmeldeschluss, Teilnehmerzahl, Preis, etc. zur Verfügung. Natürlich können die zur Verfügung stehenden Datenfelder auch im Vorfeld des Projektes entsprechend den Anforderungen angepasst werden.

Der Administrator hat die Möglichkeit eingestellte Veranstaltungen zu kontrollieren, zu ergänzen und diese dann entsprechend frei zu schalten. Er erhält automatisch eine Benachrichtigung über neu angelegte Veranstaltungen mit der Bitte um Kontrolle und Freigabe. Potentiellen Teilnehmern wird die Veranstaltung über die Website und gegebenenfalls auch über einen Veranstaltungs-Newsletter vorgestellt. Die Möglichkeit, eine angebotene Veranstaltung zu buchen erfolgt über die Registrierung des Benutzers und den Login zu seinem persönlichen Account. Dort hat er die Möglichkeit, seine persönlichen Daten zu ergänzen und eine frei geschaltete Veranstaltung zu buchen. Weiterhin kann er sich z.B. auch mit mehreren Personen anmelden und insbesondere bei kostenpflichtigen Veranstaltungen die Zahlungsmodalität festlegen. Nach abgeschlossener Buchung erhält er ebenfalls eine Buchungsbestätigung.

Welche Möglichkeiten gibt es hinsichtlich der Verwaltung von Teilnehmern?

Auch hier müssen wir zunächst ein paar Begrifflichkeiten definieren. Je nachdem ob das System nur einmalig, z.B. bei einer Konferenz oder aber mehrfach, z.B. bei einem Verein oder Verband eingesetzt wird, bei dem es immer wieder Veranstaltungen zu verwalten gibt, unterscheiden wir zwischen Teilnehmern und Mitgliedern. Mitglieder sind registrierte User, die eine Veranstaltung buchen können und dann Teilnehmer an der Veranstaltung sind. Bei einer einmaligen Veranstaltung gibt es nur Teilnehmer, die sich natürlich auch vorher registrieren müssen um gewisse Daten zu übergeben.

Grundsätzlich steht diese Verwaltung nur dem Administrator zur Verfügung, kann aber in bestimmten Fällen auch auf Redakteure oder Mitglieder erweitert werden, etwa wenn die vorhandene Mitgliederdatenbank auch eingeschränkt öffentlich zur Verfügung stehen soll. In diesem Verwaltungsbereich gibt es die Möglichkeit über diverse Filter nach Mitgliedern zu suchen und auf diese Weise auch einzusehen zu welchen Veranstaltungen diese angemeldet sind oder bereits teilgenommen haben. Weiter kann die automatische Generierung von Serienbriefen und Serienmails an bestimmte Gruppen veranlasst werden. Es können einzelne Mitglieder bearbeitet, benachrichtigt bzw. auch zu Veranstaltungen eingetragen und wieder gelöscht werden. Die Abrechnung für kostenpflichtige Veranstaltungen bzw. für Mitgliedsbeiträge wird ebenfalls über den Administrationszugang erledigt und auch die Rechnungs- und Mahnungserstellung erfolgt Datenbank gestützt durch den Administrator. Schließlich gibt es auch die Möglichkeit sich einen statistischen Überblick zur Aktivität der Mitglieder und zur Nutzung der Veranstaltungen zu verschaffen.

Worin besteht der Vorteil eine solche Lösung als Typo3 Erweiterung zu nutzen und nicht etwa eine unabhängige Softwarelösung zu verwenden?

Wir haben uns damals bewusst für eine Umsetzung dieses Werkzeuges auf Basis eines bestehenden Frame-Works entschieden. Typo3 war damals 2004 schon die erste Wahl für uns, weil es sich abzeichnete, dass das System sich rasch verbreiten wird und durch die Kostenvorteile eines Open-Source-Systems auch vielfach bei Vereinen, Verbänden, Organisationen und bei einmaligen Konferenzen im Einsatz sein würde. Dies hat sich im Jahre 2007 nun bewahrheitet. Auf diese Weise können wir auf bestehende Typo3 Webseiten aufsetzen, wenn wir z.B. nicht die gesamte Umsetzung machen sondern nur als Spezialisten beauftragt werden. Weiter sind wir natürlich durch die Trennung von Funktion und Design des Event-Managers völlig frei in der Gestaltung und auch hier können wir nahtlos auf Bestehendes aufsetzen oder aber genaue Vorstellungen des Kunden bezüglich eines „Look & Feel“ umsetzen. Für den User, der sich zu einer Veranstaltung anmeldet, gibt es keine Trennung zwischen Information zur Veranstaltung und dem Buchen einer Veranstaltung und auch der Verwaltungsbereich für Redakteure und Administratoren ist auf dem Front-End der Website angesiedelt. Auf diese Weise ist die Bedienung sehr einfach und richtet sich an der Navigationsstruktur der Website aus.

Ein weiterer ganz entscheidender Vorteil ist die schnelle Möglichkeit zur Anpassung der Datenfelder, Eingabemasken oder auch die Modifikation bestimmter Abläufe. Wie eingangs erwähnte gibt es immer wieder andere Vorraussetzungen und Szenarien bei der unser Event-Manager Verwendung findet. Diese Anpassungen lassen sich durch die Verwendung von Typo3 als Grundgerüst sehr schnell vornehmen.

Beschreiben Sie die Entwicklung des Eventmanagers

Als wir in 2003 begonnen haben Webseiten mit Typo3 als CM-System zu entwickeln, haben wir sehr schnell gemerkt welche Möglichkeiten das System bietet eigene Lösungen damit zu koppeln. Etwa auch die Verbindung mit Flash und Typo3. 

Wir trafen immer wieder auf die Herausforderung, dass wir bei Webprojekten mit Events und Teilnehmern zu tun hatten, hier haben wir am Anfang sehr viel Erfahrung gesammelt sowohl was die technische Umsetzung betrifft, als auch den Ablauf von Events die Online gebucht werden können, also etwa bei Fragen zur Usability oder zur Akzeptanz und zu den Bedürfnissen der Benutzer.

Das eigentlich erste Projekt bei dem der Eventmanager V.1.0 zum Einsatz kam, war die Website der Wirtschaftsjunioren Köln e.V., einem Verband von jungen Unternehmern und Führungskräften mit über 200 Mitgliedern, die pro Jahr zwischen 300 und 400 Veranstaltungen durchführen. Die Bekanntmachung und Einladung zu einem Termin wurde bis dato über verschiedene E-Mail Verteiler mit der Bitte um Anmeldung verschickt, so dass sich eine wahre E-Mail Flut mit Einladungen auf die Mitglieder ergoss.  

Mit der Einbettung des Event-Managers in die Typo3 Website der Wirtschaftsjunioren Köln konnte eine ganze Reihe von Verbesserungen erzielt werden. So wurden die bis dato versandten 20 bis 30 E-Mails bzw. Einladungsfaxe zu Gunsten von 2 monatlichen Newslettern ersetzt. Durch die direkte Online-Anmeldung entfielen außerdem Druck-, Papier- und Faxkosten seitens der Mitglieder sowie eine nicht unerhebliche Zeitaufwendung für das Sichten der PDFs, den Ausdruck der Anmeldung, das Ausfüllen und schließlich den Faxversand. Auf Seiten der Geschäftsstelle sparte man erheblich Zeit, die bisher für den Empfang der Faxanmeldungen und für die Überführung in Excelvorlagen aufgewendet werden musste.

Durch die Web basierte Verwaltung von Veranstaltungen und Teilnehmern wurde sowohl auf Seiten der Mitglieder, auf Seiten der Geschäftstelle als auch auf Seiten der Projektleiter eine erhebliche Steigerung der Übersichtlichkeit erzielt. Es ließ sich nunmehr sehr gut nachvollziehen, wann eine Veranstaltung stattfindet, wie viele freie Plätze noch zur Verfügung stehen, welches Mitglied an der Veranstaltung teilnimmt, zu welcher Veranstaltung ein Mitglied angemeldet ist, ob oder wie bezahlt wurde, und ob es evtl. Nachrücker gibt. Seitens der Geschäftsstelle ist die Ergänzung einer Teilnahme bzw. die Stornierung und ggf. ein Nachrücken durchführbar. Die Möglichkeit zur Benachrichtigung von bestimmten Teilnehmergruppen sowie die übersichtliche Verwaltung von Zahlungseingängen und die statistische Erfassung von Mitgliedern und Veranstaltungen ist ebenfalls gegeben.

Wo ist der Eventmanager noch im Einsatz?

Nach dem der Eventmanager bei den Wirtschaftsjunioren nunmehr zweieinhalb Jahre im Einsatz ist und wir ihn in dieser Zeit insbesondere durch das umfangreiche Feedback der Benutzer auf allen Ebenen stetig verbessern konnten, ist daraus ein rundes Produkt geworden. Auf diese Weise kam eine verbesserte Version jetzt erstmalig bei der Bundeskonferenz 2007 der Wirtschaftsjunioren Deutschland zum Einsatz, hier hatten wir es mit ca. 1.500 Teilnehmern zu tun, die sich innerhalb von vier Tagen zu einer ganzen Palette von Seminaren und Veranstaltungen anmelden konnten. Des Weiteren haben wir hier auch sehr viel mit dynamischen PDF´s gearbeitet, bei denen sich der Teilnehmer sein individuelles Konferenzprogramm auch in einer Druckversion zusammenstellen konnte.

Ganz besonders freuen wir uns über unser erstes internationales Projekt mit dem Event-Manager. Hierbei kam es zu einer Beauftragung durch die Agence de mutualisation des universités – kurz AMUE mit Sitz in Paris und Montpellier. Es handelt sich hierbei um eine große halbstaatliche Organisation, die für die Umsetzung der Beschlüsse der französischen Hochschulrektorenkonferenz verantwortlich ist. Zur ihren Aufgaben zählt z.B. die Organisation von Seminaren und Treffen zwischen Lehrbeauftragten von Hochschulen, die Erstellung und Verbreitung von Lernmitteln sowie die Durchführung von Schulungen und die Einführung und Unterstützung von Softwareprodukten. Die AMUE bedient sämtliche Hochschulen und deren Lehrkörper in Frankreich, so dass wir eine  ganze Menge an Daten verwalten müssen.

Wie kam der Kontakt und schließlich die Beauftragung zu Stande?

Nachdem sich die AMUE zum Relaunch ihrer Website mit Typo3 als CM-System entschlossen hatte, war man auf der Suche nach einem kompetenten Lösungspartner der auch entsprechende Referenzen und entsprechendes Know-How in den Bereichen Online Teilnehmer- und Eventmanagement aufweisen konnte. Es galt zukünftig stattfindende Veranstaltungen mit der entsprechenden Verwaltung der Teilnehmer inklusive eines Newsletter-, eines Statistik- und eines Trackingsystems online abzubilden. Dabei hatte die AMUE genaue Vorstellungen und Bedarfe die einerseits standardisiert sind andererseits auch den speziellen Herausforderungen des französischen Hochschulwesens entsprechen müssen.

Der erste Kontakt entstand über eine Anfrage des Projektmanagers der AMUE per E-Mail. Er war auf unserer damaligen Internetseite auf einen News-Eintrag gestoßen, bei dem wir uns mit dem Event-Manager für den Deutschen Internetpreis beworben hatten. Die beiliegende Projektbeschreibung konnte er zwar nicht lesen aber die Screenshots der Anwendung waren wohl doch so überzeugend, dass er eine erste Anfrage stellte.

Nach einigen weiteren E-Mails und Telefonaten, haben wir uns dann kurzerhand für eine Live-Demonstartion in Paris entschieden. Trotz kleinerer Sprachbarrieren konnte der Event-Manager schnell überzeugen und es stellte sich heraus, dass fast 90% der Anforderungen erfüllt waren und die übrigen 10% in den Bereich Anpassungen der Datenfelder sowie Anpassungen der Design-Templates fielen. Natürlich gab es auch ettliche Besonderheiten, wie z.B. Begriffe, die es im Deutschen oder auch im Englischen gar nicht gibt oder aber spezielle Bedarfe, die das Anmeldeprocedere betrafen. Trotzdem war und ist die Kommunikation, die am Anfang auf Englisch erfolgte immer sehr gut und bisher konnten alle Anforderungen aufs Beste erfüllt werden. Mittlerweile beschäftigen wir auch einen Mitarbeiter der gebürtiger Franzose ist, so dass wir sprachlich immer klar kommen.

Natürlich laufen auch weitere Anfragen von zum Teil recht großen Firmen, die das Produkt sehr spannend finden. Man darf gespannt sein wie es weiter geht.